Tipps, Termine & Fristen
Die wichtigsten Termine und Fristen der f.re.e, Aufbau- und Abbauzeiten sowie hilfreiche Tipps für Aussteller.
Bestelltermine & Deadlines
Thema | Termin |
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Frühbucher Anmeldung | ab 19. Februar bis 20. März 2025 |
Reguläre Anmeldung | ab 21. März 2025 |
Hauptaussteller-Anmeldung/Platzierungsbeginn | ab 1. Juli 2025 |
Anmeldung zur Beteiligung am Bühnenprogramm | ab Oktober 2025 bis 19. Dezember 2025, |
Prüfung des Korrekturabzugs für Eintrag im Online-Katalog auf free-muenchen.de und ggf. Buchung weiterer kostenpflichtiger Leistungen | ab Mitte Oktober 2025 fortlaufend |
Buchung von Werbeflächen auf dem Messegelände | nach Bestätigung der Standfläche |
Versand der Zulassungsrechnungen | ab November 2025 |
Onlinegang des Aussteller-Shops | 1. Oktober 2025 |
Bestellung von technischen Services | bis 2. Januar 2026 |
Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Übersee und Italien | bis 7. Januar 2026 |
Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: innerhalb Europas | bis 2. Februar 2026 |
Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Deutschland | bis 7. Februar 2026 |
Anzeigenschluss: f.re.e Journal (Beilage Merkur/tz) | 7. Januar 2026 |
Anzeigenschluss: f.re.e Besuchsplaner | 7. Januar 2026 |
Mitaussteller-Anmeldung | laufend, möglichst bis 18. Januar 2026 |
Aufbau | 13. Februar 2026, 08:00 Uhr bis |
Abbau | 22. Februar 2026, 18:00 Uhr bis |
Versand der Abschlussrechnungen | 4 bis 6 Wochen nach Messeende |
Schritt für Schritt zu deinem Messeauftritt
Die Aussteller-Anmeldung ist der erste Schritt bei der Vorbereitung eines erfolgreichen Messeauftritts. Wir haben dir nachfolgend weitere wichtige Etappen und Informationen für deine Planungen zusammen gestellt. Nutze gerne auch unsere Checkliste.
Nach Beginn der Platzierung erhältst du einen Platzierungsvorschlag per E-Mail an den in deiner Anmeldung genannten Korrespondenzkontakt.
- Bitte überprüfe diesen Vorschlag sorgfältig, insbesondere in Bezug auf Lage, Standtyp und Größe. Wenn alles deinen Vorstellungen entspricht, kannst du deine Standfläche durch Klicken auf den "Annehmen"-Button bestätigen und damit einen bindenden Vertrag abschließen.
- Falls du eine andere Platzierung wünschst, klicke bitte auf den "Ablehnen"-Button und beschreibe deinen bevorzugten Platzierungswunsch so detailliert wie möglich. Wir werden dann unser Bestes tun, um dir einen neuen Platzierungsvorschlag innerhalb der Möglichkeiten zu unterbreiten.
Sobald du deinen Standvorschlag bestätigt hast, erhätst du ab Mitte November 2025 deine Zulassungsrechnung. Weitere Informationen findest du unter "6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung".
In der über die Online-Anmeldung gebuchten Standfläche ist kein Standbau enthalten. Du hast folgende Alternativen zur Erstellung deines Standes:
- einen eigenen Standbau verwenden, natürlich unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinien; du kannst Leistungen aus dem Aussteller-Shop wie z.B. Strom hinzubuchen
- individuelle Bestellung von Ausstattung wie Strom, Trennwände, Möbel, Beleuchtung etc. (über den Aussteller-Shop)
- Beauftragung eines Standbauers, z.B. meplan
- Buchung des f.re.e Standpakets per entsprechendem Formular (siehe Aussteller-Shop), das alle notwendigen Basisleistungen außer der Standfläche enthält
Reiche gegebenenfalls notwendige Unterlagen beim Technischen Ausstellerservice (TAS) ein, und zwar in folgenden Fällen:
- Die Stand- oder Werbehöhe ist über 3m (Standplan)
- die Standgröße ist über 100qm (Standplan)
- es sind Standabdeckungen vorhanden (Standplan)
- es wird ein Fahrzeug ausgestellt (Formular 1.2 „Anmeldung für vorbeugenden Brandschutz“ im Aussteller-Shop).
Bitte beachte unsere Hinweise bzgl. Standgestaltung, besonderen Exponaten.
Standbau – Beratung & Kontakt
Technischer Ausstellerservice TAS1
Tel.: +49 89 949-21164
E-Mail: tas1@messe-muenchen.de
Um deinen Messestand perfekt auszustatten, bieten wir dir eine Vielzahl von Leistungen wie Strom, Reinigung, Bewachung und Parkausweise an, die du ab Mitte Oktober 2025 über unseren Aussteller-Shop bequem online bestellen kannst.
- Nachdem du deinen Platzierungsvorschlag bestätigt hast, erhältst du per E-Mail Zugangsdaten zum Aussteller-Shop.
- Bitte beachte, dass es Bestelldeadlines gibt und bei sehr kurzfristigen Bestellungen Zuschläge erhoben werden können.
- Eine Bewachung des Messestands ist nicht im Standardpaket enthalten, daher empfehlen wir dir bei Bedarf eine eigene Bewachung im Aussteller-Shop zu buchen.
- Wenn du eine Abendveranstaltung an deinem Messestand planst, kannst du diese ebenfalls über das entsprechende Formular im Aussteller-Shop anmelden.
- Deine Ausstellerausweise kannst du ebenfalls über den Aussteller-Shop erstellen. Diese stehen dir vollpersonalisiert und elektronisch als Mobile-Ticket für Smartphone und Tablet oder als Print@Home-Ticket zur Verfügung. Als Hauptaussteller hast du die Möglichkeit, über ein Kontingent an kostenfreien Dauer-Ausstellerausweisen zu verfügen, deren Anzahl in deinem Platzierungsvorschlag aufgeführt ist. Es werden nur genutzte Ausweise berechnet, wobei die zuerst genutzten automatisch als kostenfrei gelten.
Bei Fragen steht dir die Hotline des Aussteller-Shops gerne beratend zur Seite:
- Tel.: +49 89 949-11528
- E-Mail: shop@free-muenchen.de
Dein Eintrag im Ausstellerverzeichnis sowie im f.re.e Besuchsplaner wird vom Verlag f.re.e Media Services c/o jl. Medien e.K. betreut und ist somit unser einziger Partner in diesem Bereich.
- Ab Mitte Oktober erhältst du von dem Verlag den Korrekturabzug Ihres Eintrags. Bitte prüfe diesen sorgfältig und gib dem Verlag gegebenenfalls Rückmeldung.
- Nutze die Chance, deinen Eintrag im Ausstellerverzeichnis optimal zu gestalten, indem du die maximale Anzahl von drei Einträgen im Warenverzeichnis und drei Destinationen oder Marken ausnutzt (siehe auch Teilnahmebedingungen B, B10). Dadurch können interessierte Besucher dich besser finden.
- Im f.re.e Besuchsplaner hast du die Möglichkeit, weitere kostenpflichtige Leistungen wie das Einbinden deines Logos zu buchen.
Achtung!
Wir möchten dich darauf hinweisen, dass Aussteller der f.re.e häufig von fremden Firmen kontaktiert werden, die vermeintlich im Auftrag der Messe München handeln. Bitte beachte, dass diese Firmen nicht von uns beauftragt wurden.
Alle Informationen bezüglich Auf- und Abbau, Logistik und Verkehr auf dem Messegelände – z.B. Verkehrsleitfaden, Warenanlieferung, zugelassene Spediteure – findest du unter Logistik & Verkehr.
Sobald du deinen Standvorschlag bestätigt hast, erhältst du ab Mitte November 2025 deine Zulassungsrechnung.
- Bitte beachte, dass die Rechnung grundsätzlich auf die als Aussteller angemeldete Firma ausgestellt wird. Solltest du einen abweichenden Rechnungsempfänger wünschen, kontaktiere bitte frühzeitig die Projektgruppe per E-Mail an projektleitung@free-muenchen.de, um ein entsprechendes Formblatt anzufordern und zurückzusenden.
- Mitaussteller können keinen abweichenden Rechnungsempfänger angeben. Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.
- Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.
Die Abschlussrechnung wird dir etwa 4 bis 6 Wochen nach der Messe zugestellt. Dabei wird der auf der Zulassungsrechnung aufgeführte Posten "Vorauszahlung für Serviceleistungen" berücksichtigt.
Nutze die Gelegenheit und sicher dir während der Messe bereits den Frühbucherpreis für das nächste Jahr. Ab dem 19. Februar 2025 kannst du dich online für die f.re.e 2026 anmelden und von besonders günstigen Teilnahmekonditionen profitieren.
Optionale Services und Angebote
Wir möchten dich darauf hinweisen, dass die Mitausstelleranmeldung bis 19. Januar 2025 bei uns eingegangen sein muss. Wie du Mitaussteller anmelden kannst, erfährst du hier.
Wenn du möchtest, kannst du Online-Gutscheine für Kunden bestellen und diese zur Messe einladen. Dies geht ganz einfach über den Aussteller-Shop. Die Abrechnung erfolgt über die Abschlussrechnung des Ausstellers. Es werden nur tatsächlich genutzte Gutscheine berechnet.
Du kannst dich auch außerhalb deines Messestandes den Besuchern präsentieren – buche dazu attraktive Werbeflächen auf dem Messegelände. Eine Übersicht der verfügbaren Werbeflächen wie z.B. Promotion Teams oder Windmaster auf dem Weg zum Eingang findest du in der Werbeflächenbroschüre.
- Nutze gerne das Logo der f.re.e für deine Print-Werbemittel und zur Einbindung in deine Website, um auf deinen Messeauftritt hinzuweisen. Die verschiedenen Dateiformate findest du auf unserer Mediendatenbank zum Download.
- Die eigene Präsenz auch außerhalb des Standes erhöhst du sehr wirkungsvoll durch eine kostenfreie Präsentation, z.B. mit einem Vortrag, einer Verlosung, einem Film, auf einer der zahlreichen f.re.e Bühnen.
- Die Anmeldung findet ab Oktober 2025 statt. Den Online-Anmeldelink findest du unter Aussteller-Shop & Marketing-Services.
- Der Ausstellerabend der f.re.e findet traditionell am Messe-Freitag statt, im Biergarten an der Showbühne in Halle A5.
- Die Einladung dazu erhältst du per separater E-Mail im Januar.
- Die Plätze sind begehrt und schnell vergeben. Wenn du Interesse hast, solltest du dich möglichst umgehend nach Einladungserhalt anmelden.