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Tipps, Termine & Fristen

Die wichtigsten Termine und Fristen der f.re.e, Aufbau- und Abbauzeiten sowie hilfreiche Tipps für Aussteller.

Schritt für Schritt zu Ihrem Messeauftritt

Nach der Aussteller-Anmeldung müssen Sie wichtige Schritte absolvieren, um erfolgreich als Aussteller teilnehmen zu können. Bitte folgen Sie den nachstehenden Anweisungen sorgfältig und beachten Sie die angegebenen Fristen. Nutzen Sie gerne auch die entsprechende Checkliste.

1. Platzierungsprozess – Finden Sie Ihre perfekte Standfläche auf der f.re.e

Nach Beginn der Platzierung erhalten Sie einen Platzierungsvorschlag per E-Mail an den in Ihrer Anmeldung genannten Korrespondenzkontakt.

  • Bitte überprüfen Sie diesen Vorschlag sorgfältig, insbesondere in Bezug auf Lage, Standtyp und Größe. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie Ihre Standfläche durch Klicken auf den "Annehmen"-Button bestätigen und damit einen bindenden Vertrag abschließen.
  • Falls Sie eine andere Platzierung wünschen, klicken Sie bitte auf den "Ablehnen"-Button und beschreiben Sie Ihren bevorzugten Platzierungswunsch so detailliert wie möglich. Wir werden dann unser Bestes tun, um Ihnen einen neuen Platzierungsvorschlag innerhalb der Möglichkeiten zu unterbreiten.

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie ab Mitte November 2023 Ihre Zulassungsrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter "6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung".

2. Standbau – Den perfekten Messestand planen

In der über die Online-Anmeldung gebuchten Standfläche ist kein Standbau enthalten. Sie haben folgende Alternativen zur Erstellung Ihres Standes:

  • einen eigenen Standbau verwenden, natürlich unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinien; Sie können Leistungen aus dem Aussteller-Shop wie z.B. Strom hinzubuchen
  • individuelle Bestellung von Ausstattung wie Strom, Trennwände, Möbel, Beleuchtung etc. (über den Aussteller-Shop )
  • Beauftragung eines Standbauers, z.B. meplan
  • Buchung des f.re.e Standpakets per entsprechendem Formular (siehe Aussteller-Shop ), das alle notwendigen Basisleistungen außer der Standfläche enthält

Reichen Sie gegebenenfalls notwendige Unterlagen beim Technischen Ausstellerservice (TAS) ein, und zwar in folgenden Fällen:

  • Die Stand- oder Werbehöhe ist über 3m (Standplan)
  • die Standgröße ist über 100qm (Standplan)
  • es sind Standabdeckungen vorhanden (Standplan)
  • es wird ein Fahrzeug ausgestellt (Formular 1.2 „Anmeldung für vorbeugenden Brandschutz“ im Aussteller-Shop).

Bitte beachten Sie unsere Hinweise bzgl. Standgestaltung, besonderen Exponaten.

Standbau – Beratung & Kontakt

Technischer Ausstellerservice TAS1
Tel.: +49 89 949-21164
E-Mail: tas1@messe-muenchen.de

3. Aussteller-Shop – Alle Services für Ihren Messestand bequem online bestellen

Um Ihren Messestand perfekt auszustatten, bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Leistungen wie Strom, Reinigung, Bewachung und Parkausweise an, die Sie ab November über unseren Aussteller-Shop bequem online bestellen können.

  • Nachdem Sie Ihren Platzierungsvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie per E-Mail Zugangsdaten zum Aussteller-Shop.
  • Bitte beachten Sie, dass es Bestelldeadlines gibt und bei sehr kurzfristigen Bestellungen Zuschläge erhoben werden können.
  • Eine Bewachung des Messestands ist nicht im Standardpaket enthalten, daher empfehlen wir Ihnen, bei Bedarf eine eigene Bewachung im Aussteller-Shop zu buchen.
  • Wenn Sie eine Abendveranstaltung an Ihrem Messestand planen, können Sie diese ebenfalls über das entsprechende Formular im Aussteller-Shop anmelden.
  • Ihre Ausstellerausweise können Sie ebenfalls über den Aussteller-Shop erstellen. Diese stehen Ihnen vollpersonalisiert und elektronisch als Mobile-Ticket für Smartphone und Tablet oder als Print@Home-Ticket zur Verfügung. Als Hauptaussteller haben Sie die Möglichkeit, über ein Kontingent an kostenfreien Dauer-Ausstellerausweisen zu verfügen, deren Anzahl in Ihrem Platzierungsvorschlag aufgeführt ist. Es werden nur genutzte Ausweise berechnet, wobei die zuerst genutzten automatisch als kostenfrei gelten.

Bei Fragen steht Ihnen die Hotline des Aussteller-Shops gerne beratend zur Seite:

4. Ihr Eintrag im f.re.e Ausstellerverzeichnis und im Visitor Guide

Ihr Eintrag im Ausstellerverzeichnis sowie im Visitor Guide der f.re.e wird vom Verlag f.re.e Media Services c/o jl. Medien e.K. betreut und ist somit unser einziger Partner in diesem Bereich.

  • Ab Mitte Oktober erhalten Sie von dem Verlag den Korrekturabzug Ihres Eintrags. Bitte prüfen Sie diesen sorgfältig und geben Sie dem Verlag gegebenenfalls Rückmeldung.
  • Nutzen Sie die Chance, Ihren Eintrag im Ausstellerverzeichnis optimal zu gestalten, indem Sie die maximale Anzahl von drei Einträgen im Warenverzeichnis und drei Destinationen oder Marken ausnutzen (siehe auch Teilnahmebedingungen B, B10). Dadurch können interessierte Besucher Sie besser finden.
  • Im Visitor Guide haben Sie die Möglichkeit, weitere kostenpflichtige Leistungen wie das Einbinden Ihres Logos zu buchen.

Achtung!

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Aussteller der f.re.e häufig von fremden Firmen kontaktiert werden, die vermeintlich im Auftrag der Messe München handeln. Bitte beachten Sie, dass diese Firmen nicht von uns beauftragt wurden.

5. Auf- und Abbau – Praktische Tipps

Alle Informationen bezüglich Auf- und Abbau, Logistik und Verkehr auf dem Messegelände – z.B. Verkehrsleitfaden, Warenanlieferung, zugelassene Spediteure – finden Sie unter Logistik & Verkehr .

6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie ab Mitte November 2023 Ihre Zulassungsrechnung.

  • Bitte beachten Sie, dass die Rechnung grundsätzlich auf die als Aussteller angemeldete Firma ausgestellt wird. Sollten Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger wünschen, kontaktieren Sie bitte frühzeitig die Projektgruppe per E-Mail an projektleitung@free-muenchen.de , um ein entsprechendes Formblatt anzufordern und zurückzusenden.
  • Mitaussteller können keinen abweichenden Rechnungsempfänger angeben. Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.
  • Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.

Die Abschlussrechnung wird Ihnen etwa 4 bis 6 Wochen nach der Messe zugestellt. Dabei wird der auf der Zulassungsrechnung aufgeführte Posten "Vorauszahlung für Serviceleistungen" berücksichtigt.

7. Frühbucherrabatt für die f.re.e 2025

Nutzen Sie die Gelegenheit und sichern Sie sich während der Messe bereits den Frühbucherpreis für das nächste Jahr. Ab dem 14. Februar 2024 können Sie sich online für die f.re.e 2025 anmelden und von besonders günstigen Teilnahmekonditionen profitieren.

Optionale Leistungen

Mitaussteller-Anmeldung – Ihre Standfläche auf der Messe teilen

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Mitausstelleranmeldung bis 15. Januar 2024 bei uns eingegangen sein muss. Wie Sie Mitaussteller anmelden können, erfahren Sie hier .

Weitere Werbemöglichkeiten – Werbeflächen und Gutscheine für Kunden

Wenn Sie möchten, können Sie Online-Gutscheine für Kunden bestellen und diese zur Messe einladen. Dies geht ganz einfach über den Aussteller-Shop . Die Abrechnung erfolgt über die Abschlussrechnung des Ausstellers. Es werden nur tatsächlich genutzte Gutscheine berechnet.

Sie können sich auch außerhalb Ihres Messestandes den Besuchern präsentieren – buchen Sie dazu attraktive Werbeflächen auf dem Messegelände. Eine Übersicht der verfügbaren Werbeflächen wie z.B. Promotion Teams oder Windmaster auf dem Weg zum Eingang finden Sie in der Werbeflächenbroschüre.

  • Nutzen Sie gerne das Logo der f.re.e für Ihre Print-Werbemittel und zur Einbindung in Ihre Website, um auf Ihren Messeauftritt hinzuweisen. Die verschiedenen Dateiformate finden Sie auf unserer Mediendatenbank zum Download.

Kostenlose Beteiligung am Bühnenprogramm

  • Die eigene Präsenz auch außerhalb des Standes erhöhen Sie sehr wirkungsvoll durch eine kostenfreie Präsentation, z.B. mit einem Vortrag, einer Verlosung, einem Film, auf einer der zahlreichen f.re.e Bühnen.
  • Die Anmeldung findet ab Oktober 2023 statt. Die entsprechenden Anmeldeformulare finden Sie unter Aussteller-Shop & Marketing-Services .

Ausstellerabend – Mit gleichgesinnten Kollegen vernetzen

  • Der Ausstellerabend der f.re.e findet traditionell am Messe-Freitag statt, im Biergarten an der Showbühne in Halle A4.
  • Die Einladung dazu erhalten Sie per separater E-Mail im Januar.
  • Die Plätze sind begehrt und schnell vergeben. Wenn Sie Interesse haben, sollten Sie sich möglichst umgehend nach Einladungserhalt anmelden.

Bestelltermine und Deadlines

ThemaTermin

Hauptaussteller-Anmeldung/Platzierungsbeginn

ab 3. Juli 2023

Anmeldung zur Beteiligung am Bühnenprogramm

ab Oktober 2023

Prüfung des Korrekturabzugs für Eintrag im Online-Katalog auf free-muenchen.de und ggf. Buchung weiterer kostenpflichtiger Leistungen

ab Mitte Oktober 2023 fortlaufend

Buchung von Werbeflächen auf dem Messegelände

nach Bestätigung der Standfläche

Versand der Zulassungsrechnungen

ab November 2023

Onlinegang des Aussteller-Shops

ab November 2023

Bestellung von technischen Services
über den Aussteller-Shop

bis 3. Januar 2024,
danach Verspätungszuschläge möglich

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Übersee und Italien

bis 8. Januar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: innerhalb Europas

bis 1. Februar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Deutschland

bis 7. Februar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Anzeigenschluss: f.re.e Journal (Beilage Merkur/tz)

8. Januar 2024

Anzeigenschluss: f.re.e Visitor Guide

8. Januar 2024

Mitaussteller-Anmeldung

laufend, möglichst bis 15. Januar 2024

Aufbau

9. Februar 2024, 08:00 Uhr bis
13. Februar 2024, 18:00 Uhr

Abbau

18. Februar 2024, 18:00 Uhr bis
20. Februar 2024, 18 Uhr

Versand der Abschlussrechnungen

4 bis 6 Wochen nach Messeende